Choix du lieu et de la date de l'AG 2012

Contraintes

Les assemblées générales (AG) ont souvent (tout le temps ?) lieu un samedi après-midi, puis des conférences / exposés / réunions de travail ont lieu le samedi soir et le dimanche matin.

Pour le lieu, les contraintes sont globalement les suivantes :

1. une salle au calmepour 50 personnes environ avec
   • vidéo-projecteur
   • accès Internet
2. un lieu de restauration pour 40 personnes à tarif raisonnable pour le samedi soir (voire aussi le dimanche midi pour 20)
3. un lieu de sommeil pour le groupe à tarif raisonnable pour la nuit du samedi (les années précédentes : auberge de jeunesse pour 30)
4. un déplacement facile entre les 3 lieux et une gare de train

Pour la date :

Attention les 2 et 3 février il y a le FOSDEM à Bruxelles : https://fosdem.org/2013/

Alors justement: faisont la réunion à Bruxelle début vendredi en fin d'après midi (bruxelles est a une heure 10 de paris en Thalys)

fin dimanche soir, en organisant un "macramé" avec le fosdem.

Il est possible de soliciter une stand au fosdem et des "lightening talks", je suis certains qu'il y a suffisament de créativité chez les membres de l'aful pour proposer au moins 4..5 lightening talks intéressants...

Et c'est une opportunité pour l'AFUL et les membres anciens ou nouveaux du CA de faire qq visites utiles au niveau européen.

Candidats

Voici les villes et leurs équipes qui se sont déclarées candidates pour cette année : http://framadate.org/qmjn5ilyaa63nbcx

Le tableau sera mis à jour après dépouillement du vote Framadate

Décision

Jusqu'à présent :

Recalé :

• ( à compléter après choix du maximum de votants )

Retenu :

Si un candidat ne se dégage pas, c'est le conseil d'administration qui au final décide où aura lieu l'AG, en se fondant sur tous les arguments avancés.

Précisions

Précisions pour Bruxelles

Pour ce qui est de l'AG, en général notre planning est le suivant :

• 2 à 3 heures de bilan
• 1h heure de préparation du vote
• 1h de vote

et on va manger, puis le lendemain on fait qq réunions techniques....

Si on organise avec le Fosdem

• Vendredi soir bilan au restau
• Samedi midi présentation des candidats
• À divers moments "interventions techniques" d'afuliens dans les "lighning speaches"
• Dimanche soir on dépouille les voix dans le TGV

Pour les frais, l'hébergement à Bruxelles est plus cher qu'à tonnerre :-) mais plutot moins cher qu'à paris (sauf pour les parisiens :-))

Seul le transport est éventuellement cher sauf que :

• pour ceux qui s'y prennent un peu a l'avance paris/bruxelles depart vendredi a 11h et retour dimanche à 18h30 c'est 23€ !
• eurolines & sncf
• (le train c'est de l'ordre de 90€)

Et en chambre de 4 à "génération europe" c'est environ 20€ (verow refuse les chambres mixtes :-)

http://www.laj.be/

Pour ce qui est de la réunion de vendredi soir, un lieu comme "la gallerie des héroines" ou "la savonnerie" proposent des forfaits 4h à environ 25€ par personnes boissons/apéro/buffet.

http://www.fetes.org/pages/adresses_1/adresses_de_locations_de_salles_pour_fetes/location_de_salles_bruxelles/

(mais je suis sûr qu'on peut trouver moins cher en touchant les assos locales (sans aller jusqu'à demander à nicolas :-))

Nous aurions donc un budget de l'ordre de :

• 50€ en moyenne pour le transport
• 40€ pour le cocktail/réunion du vendredi soir et un repas "economique" proche de la fac ou à lieu le fosdem samedi après midi
• 50€ pour deux nuits

(pour les autres repas chacun fait comme il veux depuis le stock de biscuits secs rapporté de France jusqu'au restos de la place centrale)

Sur ces 140€ l'assos pourrais prendre en charge une partie qui dépend de la situation du demandeur (entre 0€ et 100€)