Règlement intérieur

Préambule

Conformément aux statuts de l'Association Francophone des Utilisateurs de Logiciels Libres (AFUL), le règlement intérieur est établi par le Conseil d'Administration. Il est voté par l'Assemblée Générale.

Les modifications, proposées par le Conseil d'Administration, sont soumises au vote de l'Assemblée Générale. Cependant, en cas d'urgence, ces modifications peuvent être adoptées provisoirement, jusqu'à leur ratification par la prochaine Assemblée Générale. Les membres sont alors informés par voie électronique.

Tout adhérent s'engage au vu des statuts et du règlement intérieur de l'Association.

Article 1 - Les objectifs et leur réalisation

Article 1.a - Les objectifs

L'AFUL, outre les objectifs définis à l'article 2.a des statuts, entend agir dans les domaines suivants :

• Favoriser l'utilisation des logiciels libres dans l'enseignement scolaire et universitaire.

Cette liste n'est évidemment pas limitative et toute action conforme aux statuts et non listée ci-dessus pourra cependant être entreprise après délibération et accord du Conseil d'Administration.

Article 1.b - Réalisation des objectifs

• Soutien et aide financière au projet AbulÉdu.

Cette liste n'est évidemment pas limitative et toute action conforme aux statuts et non listée ci-dessus pourra cependant être entreprise après délibération et accord du Conseil d'Administration.

Article 2 - Cotisations

Article 2.a - Membres actifs

Le montant de la cotisation des membres actifs, pour l'année de référence, est fixé à un minimum de 20 euros sans aucune limitation pour un membre individuel (personne physique).

Elle est de la moitié pour les adhérents sans emploi rémunéré. Sur demande motivée, le Conseil d'Administration peut exempter de cotisation, de manière temporaire et exceptionnelle, un adhérent ayant des problèmes financiers.

Pour un membre collectif (personne morale), la cotisation est fixée au montant de la cotisation d'un membre actif multiplié par un facteur égal à 10. Ce facteur est de 5 au cours des trois premières année de son existence.

Pour les membres collectifs, l'adhésion devra comprendre une demande écrite émanant d'une personne habilitée de la société, de l'établissement ou de l'association concernée.

Article 2.b - Membres bienfaiteurs

Leur cotisation est fixée au montant de la cotisation d'un membre actif lors de l'année d'inscription multiplié par un facteur égal à 2 au minimum, sans aucune limitation.

Article 2.c - Membres associés

Les membres associés ne payent pas de cotisation, leur admission résulte d'une convention avec l'AFUL. Sont principalement invités à devenir membres associés les associations poursuivant des buts similaires ou complémentaires à ceux de l'AFUL.

Article 2.d - Nouvelles adhésions

Les personnes qui adhèrent dans une période comprise entre 4 mois avant la fin d'une année de référence et la fin de cette même année de référence sont réputés membres pour cette année de référence ainsi que pour la suivante, sans augmentation du montant de la cotisation. Cette règle ne s'applique pas aux membres démissionnaires ou radiés durant cette année de référence ou la précédente.

Article 3 - Définition de l'année de référence

L'année de référence est l'année de fonctionnement de l'association et donc de cotisation. Elle correspond à l'exercice comptable.

L'année de référence est l'année civile : du 1er janvier au 31 décembre.

Article 4 - Conditions d'admission des membres

Le Conseil d'Administration peut rejeter toute demande d'adhésion si la majorité des deux tiers de ses membres le décide. Cette décision sera, si le demandeur non admis ne s'y oppose pas, portée à la connaissance des membres lors de l'Assemblée Générale suivante.

L'adhésion n'est effective qu'après paiement de la cotisation. Sur décision du Conseil d'Administration, le futur membre pourra accéder immédiatement aux ressources électroniques et espaces d'échange réservés aux membres.

Les membres sont tenus d'informer le Bureau de l'association lors de tout changement de coordonnées postales ou électroniques. Les personnes morales doivent informer le Bureau de l'association en cas de changement de leur représentant.

Toute demande d'adhésion, non suivie du paiement de la cotisation 90 jours après la validation par le CA de la dite demande, pourra être considérée comme caduque.

Article 5 - Perte de la qualité de membre

La qualité de membre est perdue automatiquement, sans notification, en cas de non paiement des cotisations dans un délai de trois mois qui suit l'appel à cotisation. La qualité de membre à part entière sera rétablie dès la régularisation de la cotisation.

Le Conseil d'Administration peut décider la radiation d'un membre si la majorité des deux tiers de ses membres le décide. Cette radiation devra être validée par l'Assemblée Générale suivante.

Les membres du Conseil d'Administration doivent payer leur cotisation au plus tard un mois après l'Assemblée Générale sous peine de perte de leur qualité d'administrateur.

Article 6 - Document électronique authentifié

La définition d'un document électronique authentifié est subordonnée aux possibilités de cryptage et d'authentification disponibles sur les plates-formes définies par les statuts et notamment de la validité de la signature électronique.

Article 7 - Assemblées Générales et réunions à distance

Les Assemblées Générales annuelles doivent se réunir dans le délai maximum de deux mois après la clôture de l'exercice (ou année de référence).

Les Assemblées Générales (ordinaire ou extraordinaire) pourront être organisées en utilisant les moyens électroniques à la disposition de l'association sous forme de réunion à distance pour permettre la participation de tous les membres.

L'AFUL se réserve le droit de considérer comme valable la participation à une réunion du Conseil d'Administration ou du Bureau d'un membre empêché dès lors que celui-ci a fait parvenir à au moins un des membres du Bureau un document électronique précisant sa position sur au moins la moitié des points portés à l'ordre du jour. Cette disposition ne doit pas intervenir plus de deux fois de suite.

L'AFUL se réserve en outre le droit de considérer que l'usage de moyens électroniques ou de tout système réservé à ses membres permettant un échange à distance puisse être assimilé à une réunion ayant même valeur qu'une Assemblée Générale, sous réserve que l'ordre du jour de cette réunion virtuelle ait été clairement annoncé et que les conditions de quorum d'une Assemblée Générale soient respectées.

Le rapport moral, le rapport financier et le budget prévisionnel, ainsi que toute information se rapportant à l'ordre du jour pourront être consultés sur un espace réservé aux membres dix jours avant la fin des votes électroniques ou le début de toute réunion physique.

Le Conseil d'Administration peut fixer des modalités particulières d'organisation des Assemblées Générales concernant le média électronique utilisé et la durée des discussions. Ces dispositions seront portées à la connaissance des adhérents de la même façon que les autres documents nécessaires à la bonne tenue de l'assemblée.

Tout au long de l'année, les administrateurs doivent faire état régulièrement auprès des membres de l'avancement des dossiers dont ils sont en charge, de manière à encourager la participation active des membres qui le souhaiteraient. À l'approche des Assemblées Générales, les administrateurs, sortants ou non, doivent exposer aux membres le bilan qu'ils font de leur action au sein de l'association durant l'année écoulée.

Article 8 - Modalités d'élection

Le droit de vote est réservé aux membres actifs, à jour de cotisation.

Est éligible tout membre actif (personne physique) à jour de ses cotisations et remplissant au moins une des deux conditions suivantes :

• faire partie de l'association depuis au moins six mois.

• représenter auprès de l'AFUL depuis au moins six mois une personne morale, membre actif de l'association et à jour de ses cotisations. Dans ce cas, le représentant doit impérativement adhérer à titre personnel et régler une cotisation en tant que personne physique au plus tard la veille de l'Assemblée Générale pour y acquérir le droit d'éligibilité.

Le Conseil d'Administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel. Cette décision devra être dûment motivée lors de l'Assemblée Générale.

Aucune condition de nationalité n'est requise, ni pour l'adhésion, ni pour l'élection au Conseil d'Administration. S'ils sont âgés de moins de 18 ans, les candidats au Conseil d'Administration doivent fournir une autorisation écrite d'un de leurs parents ou tuteurs.

Le déroulement du vote pour l'élection des administrateurs est le suivant. Chaque votant exprimera pour chaque candidat s'il vote pour, contre ou s'il s'abstient de voter. Dans la limites des places au Conseil d'Administration, les membres élus sont, par ordre de priorité :

• ceux qui ont le plus de votes pour,

• en cas d'égalité, ceux qui ont le moins de votes contre,

• en cas d'égalité, alternativement les candidats les plus jeunes et les plus âgés en commençant par le plus âgé.

Un candidat sur lequel se porterait plus de votes contre que de votes pour ne sera pas élu.

Tout candidat à un poste d'administrateur reconnaît que les discussions entre administrateurs relèvent de la correspondance privée, notamment celles ayant lieu au travers de la liste de discussions du CA, qu'il les reçoive en propre ou y accède via les archives de la liste. Il s'engage donc à ne pas en faire état publiquement, ni les diffuser à un tiers, ni en faire usage contre l'association ni contre un ou plusieurs de ses membres.

Article 9 - Déclaration de candidature

Les candidatures au Conseil d'Administration doivent être adressées au Bureau au moins dix jours avant la date de l'Assemblée Générale. Celles-ci devront être accompagnées d'une présentation du candidat, de sa profession de foi et du bilan qu'il fait de son action au sein de l'association.

Article 10 - Vote

Un adhérent ne peut s'exprimer en son nom propre qu'une seule fois par vote. En cas de votes multiples, un seul vote sera pris en compte selon l'ordre de priorité décroissante suivant :

1. Vote sur place,

2. Vote par correspondance,

3. Vote électronique,

4. Vote par procuration.

Article 11 - Procédures de vote

Autant pour les votes par correspondance que pour les votes électroniques, le Conseil d'Administration mettra à disposition des adhérents un bulletin de vote, reprenant chacun des points de l'ordre du jour, dans un espace accessible aux membres.

Article 11.a - Vote par correspondance

Le vote par correspondance est admis pour les Assemblées Générales ordinaires. Le bulletin de vote devra être adressé dûment rempli sous double enveloppe au secrétaire de l'AFUL au plus tard trois jours avant la réunion. Les enveloppes seront ouvertes pendant le vote de l'Assemblée Générale.

Article 11.b - Vote électronique

Le vote électronique est admis pour toutes les Assemblées Générales (ordinaires ou non).

Le Conseil d'Administration déterminera en fonction des techniques et de la règlementation du moment les procédures de vote électronique.

Article 11.c - Procurations

Lors d'une Assemblée Générale organisée sous la forme d'une réunion physique, les procurations doivent prioritairement désigner l'adhérent mandaté. Les procurations blanches (sans indication d'un adhérent mandaté) sont cependant valides. Celles-ci sont alors confiées aux membres présents du Conseil d'Administration en exercice jusqu'à l'Assemblée Générale. Ces derniers les distribuent librement aux membres présents pouvant voter, sous réserve du respect de la limitation statutaire du cumul des procurations.

Article 12 - Acquisitions, aliénations ou locations immobilières

Pour l'instant le Règlement Intérieur ne prévoit pas de règles plus contraignantes que celles des statuts.

Article 13 - Remboursement des dépenses

Article 13.a - Frais de déplacement

Les dépenses réellement engagées par les membres au titre de l'AFUL pourront être remboursées, avec accord préalable du Conseil d'Administration, sur présentation de justificatifs.

Dans le cas de l'utilisation d'un véhicule personnel, une indemnisation sera calculée en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus, pour se rendre sur le lieu de mission et retour et de sa puissance fiscale. Le barème utilisé sera celui de l'administration fiscale. Aucune facture de carburant ne sera remboursée. Les frais annexes à l'utilisation du véhicule personnel pourront être remboursés : stationnement, péages.

Les frais d'hébergement, repas, titres de transport, etc seront remboursés sur présentation de factures.

Article 13.b - Frais de documentations, reproduction, tirages, etc.

Le remboursement de ces frais aura lieu sur présentation des factures et avec accord préalable du Bureau.

Article 13.c - Participation à un GUL

Tout membre de l'AFUL depuis plus de 6 mois peut demander à l'association une aide financière pour le paiement de sa cotisation à un GUL (groupe d'utilisateurs de logiciels libres). Ce GUL doit avoir une existence légale et être membre de l'AFUL depuis plus de 6 mois. L'aide financière de l'AFUL pour ce paiement de cotisation est au maximum de la moitié du montant minimal de cotisation pour l'adhérent dans ce GUL, dans la limite du montant de la cotisation annuelle effectivement versée à l'AFUL par cet adhérent. L'aide financière aura lieu sur présentation de justificatifs.

Article 14 - Délégations

Certaines missions peuvent être déléguées par le Conseil d'Administration à des membres de l'Association, notamment :

• la modération et la gestion de certains moyens électroniques de communication (interne ou externe) de l'AFUL ;

• le suivi de certains projets ou actions décidées par le Conseil d'Administration ou le Bureau ;

• la représentation de l'AFUL dans certaines manifestations.

La personne chargée d'une mission devra en rendre compte au Conseil d'Administration.

Article 15 - Commissaires aux comptes

L'Assemblée Générale peut décider de désigner un ou plusieurs commissaires aux comptes si le budget prévisionnel présenté par le trésorier le nécessite. Ces commissaires aux comptes seront élus parmi les membres éligibles de l'association.

Article 16 - Siège social

Conformément à l'article 3 des statuts, le siège social de l'association est fixé à l'adresse suivante :

AFUL
Boîte associative 14
23 rue GRENETA
75002 PARIS
FRANCE

Ce règlement intérieur a été initialement établi lors de la réunion du Conseil d'Administration du 23 octobre 2001 et approuvé à l'Assemblée Générale du 7 décembre 2001. Sur proposition du Conseil d'Administration, il a été modifié successivement par les Asssemblées Générales du 15 octobre 2005, du 20 octobre 2007 et du 31 janvier 2009.